Key Takeaways

• Een QMS is onmisbaar voor de food- en life sciences-sector: Het is de fundamentele oplossing om te voldoen aan de strenge eisen van de markt, wetgeving en de consument.
• De toekomst is digitaal en geïntegreerd: Een recente peiling toont aan dat de sector het opzetten van een geïntegreerd, digitaal QMS ziet als de belangrijkste innovatie om de komende jaren concurrerend te blijven.
• ISO 9001 als de gouden standaard: Hoewel er diverse kwaliteitssystemen bestaan, vormt de ISO 9001-norm de meest erkende basis voor een robuust en effectief QMS.

Het draait om continu verbeteren: Een QMS is een levend systeem gebaseerd op de PDCA-cyclus, dat zorgt voor een constante optimalisatie van processen en prestaties.

Wat betekent QMS?

QMS staat voor Quality Management System, ofwel kwaliteitsmanagementsysteem. Het is een formeel systeem dat een organisatie in staat stelt om de kwaliteit van haar producten en diensten te controleren en te verbeteren. Het omvat de procedures, processen en de verantwoordelijkheden die ervoor zorgen dat uw organisatie consistent voldoet aan de eisen van uw klanten, evenals aan wettelijke en regelgevende vereisten. Dit systeem is gericht op het verhogen van klanttevredenheid, het continu verbeteren van bedrijfsprocessen, en het proactief identificeren en oplossen van problemen.

De kern van een QMS in de praktijk

Voor food professionals, QA'ers en QESH-specialisten is een QMS meer dan een abstract concept. Het is de motor achter uw dagelijkse werkzaamheden. Denk hierbij aan de procedures voor traceerbaarheid, hygiëneprotocollen, het beheer van non-conformiteiten en de documentatie van productie specificaties. Een effectief QMS zorgt ervoor dat elk van deze processen naadloos in elkaar overloopt en dat alle medewerkers hun rol in het grotere geheel begrijpen. Dit resulteert in een cultuur van collectieve verantwoordelijkheid, waar kwaliteit niet als een taak wordt gezien, maar als een gedeelde waarde.

Meer weten over wie verantwoordelijk is voor kwaliteit in de productie? 

Lees dan de blog van Morgan Green. Daarnaast is het essentieel om iedereen mee te krijgen in kwaliteit, waarvoor u meer informatie kunt vinden in de ultieme gids voor QA in de praktijk.

Van strategie naar resultaat

De implementatie van een QMS begint met het vaststellen van de kwaliteitsdoelstellingen die in lijn zijn met de bedrijfsstrategie. Vervolgens worden de benodigde processen en middelen gedefinieerd om deze doelen te bereiken. Het QMS omvat de volledige levenscyclus van uw producten, van de inkoop van grondstoffen tot de logistiek en de nazorg. Door het systematisch meten, analyseren en evalueren van de prestaties, kan uw organisatie data gestuurde beslissingen nemen en continu innoveren. Het is een cyclus van planning, uitvoering, controle en aanpassing, die leidt tot duurzame verbeteringen in de gehele waardeketen.

Wat staat er in een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een kwaliteitsmanagementsysteem is een verzameling van verschillende documenten en beleidslijnen die gezamenlijk de kwaliteitsstrategie van een organisatie vormen. Hoewel de specifieke inhoud kan variëren afhankelijk van de sector en de omvang van de organisatie, zijn er een aantal universele componenten die in vrijwel elk QMS terug te vinden zijn.

Essentiële documentatie en beleidslijnen

Een typisch QMS bevat een kwaliteitshandboek, waarin de algemene kwaliteitsfilosofie, beleidsverklaringen en de structuur van het QMS zijn beschreven. Daarnaast zijn er procedures die beschrijven hoe specifieke taken worden uitgevoerd, en gedetailleerde werkinstructies die stap-voor-stap aanwijzingen geven. Onmisbaar zijn ook kwaliteitsregistraties, zoals checklists, inspectierapporten en notulen van management beoordelingen, die dienen als bewijslast voor de uitgevoerde werkzaamheden. In de foodsector omvat dit onder andere HACCP-plannen, hygiënecodes en traceerbaarheidsregistraties.

De rol van risico- en kansenmanagement

Moderne QMS-normen leggen een sterke nadruk op het proactief omgaan met risico's en kansen. Dit betekent dat het QMS procedures bevat voor het identificeren van potentiële risico's in uw processen en het bepalen van de maatregelen om deze te beheersen. Dit omvat bijvoorbeeld het risico op contaminatie van grondstoffen, of een potentiële verstoring van de toeleveringsketen. Door deze risico's vroegtijdig in kaart te brengen, kan uw organisatie de nodige voorzorgsmaatregelen nemen en de continuïteit van de bedrijfsvoering waarborgen. Tegelijkertijd worden kansen voor verbetering geïdentificeerd en benut, zoals het introduceren van nieuwe technologieën of het optimaliseren van processen om efficiënter te werken.

Het belang van continue verbetering

Een KMS is geen statisch document; het is een levend instrument dat voortdurend wordt geëvalueerd en verbeterd. Het bevat mechanismen voor het meten van de prestaties, het uitvoeren van interne audits en het houden van management beoordelingen. Deze activiteiten vormen de feedbackloop die ervoor zorgt dat het systeem relevant en effectief blijft. Afwijkingen en non-conformiteiten worden geanalyseerd, en corrigerende en preventieve maatregelen (CAPA's) worden geïmplementeerd om herhaling te voorkomen. Deze focus op continue verbetering is het hart van elk succesvol QMS en de drijvende kracht achter duurzame groei en innovatie.

Wat is een voorbeeld van een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een van de meest voorkomende voorbeelden van een kwaliteitsmanagementsysteem is de ISO 9001-norm, een wereldwijd erkende standaard die een raamwerk biedt voor organisaties van elke omvang in elke sector. Hoewel ISO 9001 een gestandaardiseerde aanpak biedt, is het belangrijk te benadrukken dat het de flexibiliteit biedt om een QMS op maat te maken dat past bij de specifieke behoeften van uw organisatie.

ISO 9001 als de basis

Voor food professionals dient ISO 9001 vaak als de basis van het kwaliteitsmanagementsysteem. De norm richt zich op de algemene principes van kwaliteitsmanagement, zoals klantfocus, leiderschap, procesbenadering en continue verbetering. Een certificering volgens ISO 9001:2015 bewijst dat uw organisatie een robuust QMS heeft geïmplementeerd dat in staat is om de kwaliteit en veiligheid van uw producten te waarborgen. Dit wekt vertrouwen bij klanten, leveranciers en andere belanghebbenden.

Sectorspecifieke standaarden als aanvulling

In de foodsector is het van cruciaal belang om naast ISO 9001 ook te voldoen aan sectorspecifieke standaarden. Voorbeelden hiervan zijn de BRC Global Standard for Food Safety en de International Featured Standards (IFS Food), die specifieke eisen stellen aan voedselveiligheid, hygiëne en traceerbaarheid. Deze normen zijn vaak een vereiste om te kunnen leveren aan supermarkten en andere grote afnemers. Een QMS in de voedingsindustrie combineert de algemene principes van ISO 9001 met de specifieke eisen van deze sectorspecifieke standaarden om een alomvattend systeem te creëren.

Andere methodologieën

Naast de genoemde standaarden zijn er ook andere methodologieën die als QMS kunnen dienen of als aanvulling gebruikt kunnen worden. Lean Manufacturing richt zich op het elimineren van verspillingen en het verhogen van de efficiëntie, terwijl Six Sigma zich focust op het minimaliseren van variatie en defecten in de processen. Beide benaderingen kunnen, in combinatie met een ISO 9001-systeem, leiden tot een optimalisatie van de bedrijfsprestaties en een aanzienlijke verbetering van de kwaliteit.

Is ISO 9001 een kwaliteitsmanagementsysteem?

Ja, ISO 9001 is dé internationaal erkende standaard die de eisen voor een kwaliteitsmanagementsysteem beschrijft, en is in feite de meest gangbare en complete vorm van een QMS die een organisatie kan implementeren. De norm zelf is geen kant-en-klaar systeem, maar biedt een gedetailleerd raamwerk waaraan het QMS van een organisatie moet voldoen om gecertificeerd te worden. Het biedt de structuur en de richtlijnen om een effectief en efficiënt managementsysteem op te zetten dat is gericht op klanttevredenheid en continue verbetering.

Het certificeringsproces en de voordelen

Het behalen van een ISO 9001-certificering is een krachtig signaal naar de markt en uw stakeholders dat u zich inzet voor kwaliteit en betrouwbaarheid. Het certificeringsproces omvat een audit door een externe partij die beoordeelt of uw QMS voldoet aan de eisen van de norm. Na certificering wordt het systeem regelmatig geauditeerd om de naleving te blijven waarborgen. De voordelen van certificering zijn aanzienlijk: verbeterde processen, lagere operationele kosten, een versterkt merkimago en een concurrentievoordeel in de markt.

Welke soorten kwaliteitssystemen zijn er?

Er zijn diverse soorten kwaliteitssystemen die elk hun eigen focus en methodologie hebben. Naast de bekende ISO 9001-norm, zijn er gespecialiseerde standaarden en methodieken die organisaties kunnen helpen om specifieke kwaliteitsuitdagingen aan te pakken. Een interessant en groeiend gebied is de toepassing van AI, waar de ISO 42005 norm een belangrijke rol speelt in het bepalen van verantwoordelijkheid en compliance. Meer hierover leest u in het blog van Morgan Green over AI compliance.

Sectorspecifieke QMS-standaarden

In de voedingsindustrie is een QMS vaak een combinatie van ISO 9001 en sectorspecifieke standaarden. Deze standaarden, zoals de BRC Global Standard en IFS Food, richten zich op de specifieke gevaren en risico's in de voedingsketen en worden vaak door afnemers vereist. Ze stellen gedetailleerde eisen aan voedselveiligheid, hygiëne, traceerbaarheid en de beheersing van allergene stoffen. Het implementeren van een dergelijke standaard is essentieel voor food professionals om toegang te krijgen tot de markt.

Lean en Six Sigma

Lean Manufacturing is een systeem dat zich richt op het maximaliseren van de klantwaarde en het elimineren van verspillingen. Het doel is om processen te stroomlijnen, doorlooptijden te verkorten en de efficiëntie te verhogen. Six Sigma daarentegen, is een datagestuurde methodologie die gericht is op het minimaliseren van variatie en fouten in de processen. Door het gebruik van statistische analyses en tools, helpt Six Sigma organisaties om de oorzaken van problemen te identificeren en op te lossen. Beide methodologieën kunnen worden geïntegreerd in een ISO 9001-gebaseerd QMS om specifieke kwaliteitsverbeteringen te realiseren.

Total Quality Management (TQM)

TQM is een managementfilosofie die de nadruk legt op het creëren van een organisatiebrede cultuur van kwaliteit. Het stelt dat kwaliteit de verantwoordelijkheid is van elke medewerker en niet alleen van de QA-afdeling. TQM omvat principes zoals klantfocus, continue verbetering en de betrokkenheid van het management en de medewerkers. Hoewel het geen certificeringsnorm is zoals ISO 9001, is TQM een krachtige benadering om de kwaliteitscultuur te versterken en te verankeren in de gehele organisatie.

Wat doet een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een QMS doet veel meer dan alleen het handhaven van kwaliteitsnormen; het is een strategisch instrument dat de bedrijfsvoering verbetert. Het zorgt voor een gestructureerde en systematische aanpak van management, wat leidt tot een hogere efficiëntie, lagere kosten en een betere reputatie.

Optimalisatie van processen en efficiëntie

Door de processen van een organisatie in kaart te brengen en te standaardiseren, helpt een QMS bij het identificeren van inefficiënties en knelpunten. Dit leidt tot een optimalisatie van de workflow en een vermindering van verspilling, wat resulteert in een lagere operationele kost. Voor foodprofessionals betekent dit bijvoorbeeld het stroomlijnen van de productieprocessen, het verminderen van fouten in de verpakking en het verkorten van de doorlooptijd. De implementatie van een QMS leidt tot een consistente en voorspelbare werking, wat de basis vormt voor betrouwbare prestaties.

Verbetering van klanttevredenheid en reputatie

De kern van elk QMS is de klantfocus. Een goed geïmplementeerd QMS helpt organisaties bij het begrijpen van de behoeften en verwachtingen van hun klanten, en het leveren van producten en diensten die deze verwachtingen overtreffen. Door het proactief aanpakken van klachten en het continu meten van klanttevredenheid, versterkt een QMS de relatie met de klant en bouwt het aan een positieve reputatie. In een markt waar consumentenbewustzijn en transparantie steeds belangrijker worden, is een QMS een onmisbaar instrument voor het bouwen van vertrouwen en het winnen van loyaliteit.

Een QMS als motor voor innovatie

Door het systematisch verzamelen en analyseren van data, stelt een QMS organisaties in staat om trends te herkennen, problemen te identificeren en de oorzaken ervan te achterhalen. Dit biedt een solide basis voor innovatie. In plaats van reactief te handelen op problemen, kan uw organisatie proactief inspelen op veranderingen in de markt en de behoeften van de klant. Het continue verbeteringsmechanisme van een QMS moedigt het personeel aan om te zoeken naar manieren om de producten, diensten en processen te verbeteren, wat leidt tot een cultuur van innovatie en groei.

Is een KMS verplicht?

Een kwaliteitsmanagementsysteem is in de meeste gevallen niet wettelijk verplicht, maar het is wel een strategische noodzaak voor organisaties die willen concurreren in een veeleisende markt. In de praktijk is een QMS, of in ieder geval een certificering volgens een bepaalde standaard, vaak een contractuele vereiste of een de facto norm binnen specifieke sectoren.

De de facto verplichting in de voedingsindustrie

In de voedingsindustrie is een QMS, met name een gecertificeerd systeem volgens standaarden zoals BRC of IFS, vaak een vereiste om te kunnen leveren aan supermarkten en grote retailers. Deze afnemers eisen een bewijs van een robuust voedselveiligheidssysteem om de risico's in hun toeleveringsketen te minimaliseren. Zonder de juiste certificering is het vaak onmogelijk om contracten met deze partijen af te sluiten, waardoor een QMS een onmisbare investering is voor het waarborgen van de continuïteit van de bedrijfsvoering.

De voordelen die de investering rechtvaardigen

Zelfs zonder een directe verplichting is de implementatie van een QMS een verstandige beslissing. De investering in tijd en middelen wordt terugverdiend door de talrijke voordelen die het systeem biedt. De verbeterde efficiëntie leidt tot lagere kosten, de hogere klanttevredenheid resulteert in een grotere loyaliteit en de versterkte reputatie opent deuren naar nieuwe markten. Een QMS professionaliseert de bedrijfsvoering en creëert een cultuur waarin kwaliteit centraal staat, wat een duurzaam concurrentievoordeel oplevert.

Aantonen van autoriteit en geloofwaardigheid

Een gecertificeerd QMS is een krachtig middel om de expertise, autoriteit en geloofwaardigheid van uw organisatie te tonen. Door uw certificeringen te benadrukken en uw QMS-proces transparant te maken, bouwt u vertrouwen op bij de consument.

Wat zijn de eisen van ISO 9001?

De ISO 9001-norm stelt een reeks van eisen aan een kwaliteitsmanagementsysteem, verdeeld over tien hoofdstukken, die samen een compleet raamwerk vormen voor een effectief QMS. De eisen zijn ontworpen om flexibel te zijn en toepasbaar in elke organisatie, ongeacht de grootte of de sector.

De belangrijkste pijlers van ISO 9001

De belangrijkste eisen van ISO 9001 omvatten het bepalen van de context van de organisatie, wat betekent dat u de interne en externe factoren moet begrijpen die van invloed zijn op uw QMS. Leiderschap is een andere belangrijke pijler, waarbij het topmanagement verantwoordelijkheid en betrokkenheid moet tonen bij het QMS. De norm vereist een gedetailleerde planning van het QMS, inclusief het bepalen van doelstellingen en het aanpakken van risico's en kansen. Het hoofdstuk Ondersteuning beschrijft de eisen aan de benodigde middelen, zoals competenties, infrastructuur en documentatie.

Van uitvoering tot verbetering

De Uitvoering-fase omvat de operationele planning en beheersing van de processen. Dit is waar de procedures worden beschreven en de uitvoering wordt gecontroleerd. Prestatie-evaluatie is een cruciale stap, waarin de organisatie de resultaten van het QMS meet, analyseert en evalueert. Dit omvat interne audits, management beoordelingen en het monitoren van klanttevredenheid. Tot slot vereist de norm Verbetering, wat betekent dat de organisatie continu moet zoeken naar manieren om de processen en de prestaties van het QMS te optimaliseren. Dit is het hart van de Deming-cyclus (Plan-Do-Check-Act) die de basis vormt van de ISO 9001-standaard.

De focus op de klant

De ISO 9001-norm legt een sterke nadruk op de klant. Het is een fundamentele eis dat de organisatie de behoeften en verwachtingen van de klant begrijpt en hieraan voldoet. Dit betekent dat uw QMS procedures moet bevatten voor het verzamelen en analyseren van klantfeedback, het behandelen van klachten en het continu monitoren van de klanttevredenheid. Door de klant centraal te stellen, creëert u een QMS dat niet alleen voldoet aan de norm, maar ook waarde toevoegt aan uw producten en diensten.

Is een ISO 9001 verplicht?

Een ISO 9001-certificering is niet wettelijk verplicht, maar het is in veel sectoren, waaronder de voedingsindustrie, een strategische en vaak onontkoombare eis om te kunnen concurreren. Organisaties kiezen er vrijwillig voor om de norm te implementeren, omdat de voordelen van een gecertificeerd QMS de kosten en de inspanningen ruimschoots compenseren.

De rol van de supply chain

In de hedendaagse toeleveringsketens eisen afnemers steeds vaker dat hun leveranciers gecertificeerd zijn volgens een bepaalde kwaliteitsnorm. Grote retailers en multinationals beschouwen een ISO 9001-certificering als een basisvoorwaarde voor samenwerking. Het dient als bewijs van een georganiseerde en betrouwbare bedrijfsvoering. Voor food professionals, QA'ers en QSESH-specialisten is een ISO 9001-certificering vaak een toegangsbewijs tot nieuwe markten en is het essentieel voor het behouden van bestaande klanten.

Een signaal van kwaliteit en vertrouwen

Een ISO 9001-certificaat is een krachtig signaal naar de markt dat een organisatie zich committeert aan kwaliteit en betrouwbaarheid. Het bouwt vertrouwen op bij klanten en partners, en kan een doorslaggevende factor zijn in het verkoopproces. In een competitieve markt is een ISO 9001-certificering een manier om zich te onderscheiden van de concurrentie en een positieve reputatie op te bouwen. Het is een onmisbaar hulpmiddel voor het aantrekken van nieuwe klanten en het behouden van de bestaande.

Wat is QMS-software?

QMS software is een digitale oplossing die organisaties ondersteunt bij het automatiseren, beheren en stroomlijnen van hun kwaliteitsmanagementsysteem. Het is een cruciale tool die de efficiëntie van het QMS verhoogt, menselijke fouten vermindert en real-time inzicht biedt in de kwaliteitsprestaties van de organisatie.

De functionaliteiten van QMS software

Moderne QMS-software biedt een breed scala aan functionaliteiten die alle aspecten van kwaliteitsmanagement ondersteunen. Dit omvat documentbeheer om alle procedures, werkinstructies en registraties centraal en toegankelijk op te slaan. De software automatiseert processen zoals het beheer van non-conformiteiten en de opvolging van corrigerende maatregelen (CAPA’s). Daarnaast biedt het modules voor het plannen en uitvoeren van audits, het beheer van leveranciers en het bijhouden van de training en competenties van medewerkers. De geavanceerde softwarepakketten bieden ook functionaliteiten voor risicomanagement en gegevensanalyse, wat de basis vormt voor datagestuurde besluitvorming.

De voordelen voor food professionals

Voor food professionals, QA'ers en QC-specialisten is QMS software een onmisbaar hulpmiddel. Het maakt het mogelijk om de traceerbaarheid van producten te garanderen, audits voor te bereiden en rapporten te genereren in een fractie van de tijd die dit handmatig zou kosten. De software zorgt ervoor dat alle procedures en protocollen consistent worden gevolgd en dat de benodigde documentatie altijd up-to-date en beschikbaar is. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar verkleint ook de kans op fouten en garandeert de naleving van strenge regelgevingen zoals HACCP en FSSC 22000.

QMS software en continue verbetering

QMS software is de motor van continue verbetering. Het biedt dashboards en analyses die real-time inzicht geven in de prestaties van het QMS. Managers kunnen trends identificeren, de oorzaken van problemen analyseren en proactieve maatregelen nemen om deze te voorkomen. De automatisering van routinetaken stelt de kwaliteitsmanagers in staat om zich te richten op strategische projecten en het bevorderen van een kwaliteitsgerichte cultuur binnen de organisatie. Een investering in QMS software is een investering in de efficiëntie, betrouwbaarheid en het duurzame succes van uw organisatie.

Wat zijn de 7 stappen van een QMS?

De 7 stappen van een kwaliteitsmanagementsysteem zijn de essentiële bouwstenen die de basis vormen voor een succesvolle implementatie. Deze stappen zijn gebaseerd op de fundamentele principes van ISO 9001 en de Deming-cyclus van Plan-Do-Check-Act (PDCA), een model voor continue verbetering.

De stappen in de praktijk

1. Context van de organisatie: Begin met het begrijpen van de interne en externe factoren die de organisatie beïnvloeden, inclusief de behoeften en verwachtingen van stakeholders. Dit vormt de basis voor het QMS.
2. Leiderschap: Deel de verantwoordelijkheid voor het QMS met het topmanagement en stel een duidelijk kwaliteitsbeleid vast. Toon betrokkenheid en creëer een cultuur waarin kwaliteit een prioriteit is.
3. Planning: Bepaal de kwaliteitsdoelstellingen en stel een plan op om deze te bereiken. Dit omvat het aanpakken van risico's en kansen en het vaststellen van de nodige acties.
4. Ondersteuning: Zorg voor de benodigde middelen, zoals gekwalificeerd personeel, infrastructuur en documentatie, om het QMS effectief te laten werken.
5. Uitvoering: Implementeer de geplande processen en procedures in de praktijk. Dit is de fase waarin het QMS tot leven komt.
6. Prestatie-evaluatie: Meet, monitor en analyseer de prestaties van het QMS. Voer interne audits uit en verzamel feedback van klanten om de effectiviteit te beoordelen.
7. Verbetering: Gebruik de bevindingen van de evaluatie om continue verbeteringen door te voeren. Neem corrigerende maatregelen bij non-conformiteiten en streef voortdurend naar optimalisatie.

Deze 7 stappen vormen een cyclus die ervoor zorgt dat het QMS een dynamisch en levend systeem is dat zich aanpast aan de veranderingen in de markt en de organisatie

Wat is het beste QMS?

Het concept van het "beste" QMS is subjectief en afhankelijk van de specifieke behoeften, de sector en de strategische doelen van een organisatie. Er bestaat geen one-size-fits-all oplossing, maar er zijn wel benaderingen die leiden tot een effectief en succesvol QMS.

De beste aanpak is op maat gemaakt

Voor de meeste organisaties is een ISO 9001-gecertificeerd QMS de beste basis. Het biedt een internationaal erkend en gestructureerd raamwerk dat breed toepasbaar is. Voor food professionals is het aan te raden om deze basis aan te vullen met sectorspecifieke standaarden zoals BRC of IFS, die zich richten op de unieke uitdagingen van de voedingsketen. De beste aanpak is dan ook een QMS dat op maat is gemaakt, waarbij de algemene principes van ISO 9001 worden gecombineerd met de specifieke eisen van uw sector en de behoeften van uw organisatie.

Flexibiliteit en integratie

Een QMS is het meest effectief wanneer het flexibel is en naadloos is geïntegreerd in de dagelijkse bedrijfsvoering. Het mag niet als een extra administratieve last worden ervaren, maar als een hulpmiddel dat de prestaties verbetert en het werk gemakkelijker maakt. Een QMS dat wordt ondersteund door software is vaak de meest efficiënte oplossing, omdat het de automatisering van processen mogelijk maakt en real-time inzicht biedt in de prestaties. De beste QMS is een systeem dat actief wordt gebruikt door alle medewerkers en wordt omarmd door het management.

Is Agile een QMS-systeem?

Agile is geen kwaliteitsmanagementsysteem in de traditionele zin, maar een projectmanagement methodologie die de ontwikkeling van software of andere producten flexibel en iteratief aanstuurt. Hoewel Agile niet voldoet aan de formele structuur en documentatie-eisen van een systeem zoals ISO 9001, deelt het wel veel van de onderliggende principes van kwaliteitsmanagement.

Overeenkomsten en verschillen

Agile legt, net als een QMS, de nadruk op klanttevredenheid, continue verbetering en efficiënte communicatie. Het verschil zit in de aanpak en de focus. Agile richt zich op snelle levering, aanpasbaarheid en de samenwerking in zelforganiserende teams, terwijl een traditioneel QMS zich richt op formele processen, documentatie en systematische procedures. De documentatie is bij Agile vaak beknopter en richt zich op het aanleveren van waarde, terwijl een QMS een meer uitgebreide en gestructureerde documentatie vereist.

Agile en QMS combineren

In de praktijk combineren veel organisaties de flexibiliteit van Agile met de gestructureerde benadering van een QMS. Ze gebruiken Agile-principes voor de projectuitvoering en integreren de kwaliteitsborging binnen een overkoepelend ISO 9001-gecertificeerd QMS. Dit creëert een hybride model dat de voordelen van beide benaderingen combineert: de snelheid en aanpasbaarheid van Agile, en de structuur en betrouwbaarheid van een QMS. Deze integratie is essentieel voor organisaties die in een snel veranderende markt opereren en tegelijkertijd aan strenge kwaliteitsnormen moeten voldoen.

Wat zijn de 4 pijlers van een QMS?

De 4 pijlers van een kwaliteitsmanagementsysteem zijn de fundamentele elementen die een robuuste en effectieve implementatie van elk QMS garanderen. Hoewel er verschillende interpretaties bestaan, worden deze pijlers vaak als volgt gedefinieerd: klantfocus, leiderschap, procesbenadering en verbetering.

De kracht van de 4 pijlers

1. Klantfocus: De organisatie is primair gericht op het voldoen aan en overtreffen van de behoeften en verwachtingen van de klant.
2. Leiderschap: Het topmanagement toont betrokkenheid en creëert een omgeving waarin alle medewerkers kunnen bijdragen aan de kwaliteitsdoelen.
3. Procesbenadering: Activiteiten worden gezien en beheerd als samenhangende processen, wat zorgt voor een efficiënte en voorspelbare werking.

4. Verbetering: De organisatie streeft voortdurend naar het verbeteren van haar prestaties en het aanpassen aan nieuwe eisen en kansen.

    

Deze vier pijlers vormen het raamwerk van de ISO 9001-norm en zijn essentieel voor het succes van elk QMS. Ze garanderen dat het systeem niet slechts een papieren tijger is, maar een levendig geheel dat de organisatie helpt om te groeien, te innoveren en te floreren in een competitieve markt. Door deze principes te omarmen, creëert u een cultuur van uitmuntendheid die de basis vormt voor duurzaam succes.

Inzichten uit de sector: De noodzaak van een geïntegreerd QMS als digitale innovatie

In een recent gehouden peiling onder 42 professionals in de food- en life sciences-sector hebben we de cruciale prioriteiten voor de komende jaren in kaart gebracht. Wat bleek? De grootste uitdaging en tegelijkertijd de meest essentiële stap vooruit is het opzetten van een geïntegreerd QMS als digitale innovatie.

Uit de poll bleek dat 45% van de respondenten het samenstellen van een kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) als hun hoogste prioriteit beschouwt. Deze uitkomst duidt niet alleen op de behoefte aan een QMS, maar staat symbool voor een diepere, sectorbrede beweging: de urgente noodzaak om te digitaliseren en de processen te integreren. 

Het 'samenstellen' van een QMS wordt in de context van de huidige markt gezien als het implementeren van een geavanceerd, geïntegreerd, en digitaal platform dat handmatige processen overbodig maakt en compliance stroomlijnt. De sector ziet in dat een papieren of gefragmenteerd systeem niet langer voldoet en dat een geïntegreerd QMS de enige manier is om efficiënt te opereren en te voldoen aan de snel veranderende eisen.

Deze bevindingen tonen aan dat het opzetten van een robuust QMS niet langer een 'nice-to-have' is, maar een cruciale stap is om te voldoen aan de eisen van de markt, de consument en de wetgever. Het is een duidelijke indicatie dat organisaties de noodzaak inzien om hun kwaliteitsprocessen te professionaliseren en te standaardiseren om zo veerkrachtiger en competitiever te worden. Het implementeren van een digitaal en geïntegreerd QMS is dus de eerste en meest belangrijke stap naar een hogere kwaliteit, verbeterde efficiëntie en een duurzaam succes.

6 Tips voor QA/QC-professionals om optimaal met een QMS om te gaan

1. Ga verder dan de procedure: omarm de filosofie

Veel professionals zien een QMS als een verzameling regels en documenten. De ware kracht ligt echter in de filosofie van continue verbetering. Het QMS is een levend systeem, geen statisch handboek. Moedig uw teams aan om kritisch na te denken over waarom een procedure bestaat, en niet alleen hoe deze wordt uitgevoerd. Dit creëert een cultuur waarin iedereen medeverantwoordelijk is voor kwaliteit.

2. Gebruik data om beslissingen te onderbouwen

QA/QC genereert een schat aan data. Gebruik deze gegevens niet alleen voor rapportages, maar ook als basis voor verbeteringen. Door trends te analyseren in klachten, afwijkingen en auditresultaten, kunt u proactief risico's identificeren en aanpakken. Een datagestuurde aanpak maakt de noodzaak van een QMS tastbaar en overtuigt het management van de waarde ervan.

3. Maak het QMS toegankelijk en gebruiksvriendelijk

Een complex en ontoegankelijk QMS wordt vaak genegeerd. Zorg ervoor dat alle documenten en procedures eenvoudig te vinden en te begrijpen zijn. Maak gebruik van digitale QMS-software om de documentatie te centraliseren, workflows te automatiseren en trainingen te stroomlijnen. Dit vermindert de administratieve last en verhoogt de betrokkenheid van medewerkers.

4. Betrek de gehele organisatie

Kwaliteit is de verantwoordelijkheid van iedereen. Betrek medewerkers uit alle afdelingen bij de ontwikkeling en het beheer van het QMS. Organiseer workshops, vraag om feedback en erken hun bijdragen. Dit zorgt voor draagvlak en maakt van kwaliteit een gedeelde waarde in plaats van een taak van alleen de QA/QC-afdeling. Voor tips hierover, zie onze gids over iedereen meekrijgen in kwaliteit.

5. Focus op risicogebaseerd denken

In plaats van alle processen even zwaar te documenteren, richt u zich op de grootste risico's. Bepaal waar potentiële fouten de grootste impact hebben op de productkwaliteit en veiligheid. Door een risicogebaseerde benadering te hanteren, kunt u uw inspanningen efficiënt richten en de compliance van de meest kritische processen garanderen.

6. Zie interne audits als een kans, geen verplichting

Interne audits zijn niet bedoeld om fouten te vinden en af te straffen. Zie ze als een kans om te leren en te verbeteren. Gebruik de auditresultaten als input voor de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) om de processen te optimaliseren. Een positieve benadering van audits moedigt openheid aan en draagt bij aan een gezonde, proactieve kwaliteitscultuur.

Conclusie: De onmisbare stap naar een geïntegreerd en digitaal QMS

De resultaten van onze peiling onder professionals in de food- en life sciences-sector tonen een duidelijke verschuiving in prioriteiten: het samenstellen en, cruciaal, het integreren van een kwaliteitsmanagementsysteem is de meest urgente taak voor de komende jaren. Het is duidelijk dat de sector de toekomst ziet in een digitaal QMS, dat niet alleen compliance waarborgt maar ook een motor is voor efficiëntie en innovatie. Een goed geïmplementeerd en geïntegreerd QMS is geen last, maar een strategisch voordeel dat organisaties in staat stelt om proactief te handelen, kosten te verlagen, risico's te minimaliseren en het vertrouwen van klanten te versterken. Door te investeren in een robuust en digitaal QMS, positioneert u uw organisatie voor duurzaam succes en bent u klaar voor de uitdagingen van de toekomst. Ga voor meer informatie naar morgangreen.nl.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat betekent QMS?

QMS staat voor Quality Management System, oftewel kwaliteitsmanagementsysteem. Het is een formeel systeem dat processen, procedures en verantwoordelijkheden vastlegt om consistent te voldoen aan de eisen van klanten en regelgeving. Dit systeem is gericht op het continu verbeteren van de kwaliteit van producten of diensten en het verhogen van de klanttevredenheid.

Wat staat er in een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een QMS bevat essentiële documenten zoals kwaliteitshandboeken, procedures en werkinstructies, die de kwaliteitsstrategie van een organisatie beschrijven. Het omvat ook registraties, zoals inspectierapporten, die dienen als bewijslast voor de uitgevoerde werkzaamheden. Bovendien bevat een modern QMS procedures voor risico- en kansenmanagement en een cyclus voor continue verbetering.

Wat is een voorbeeld van een kwaliteitsmanagementsysteem?

De ISO 9001-norm is het meest bekende voorbeeld van een kwaliteitsmanagementsysteem. Het is een internationale standaard die de eisen voor een QMS definieert. Andere voorbeelden zijn sectorspecifieke standaarden zoals BRC en IFS Food voor de voedingsindustrie, die naast de basisprincipes van ISO 9001 ook specifieke eisen voor voedselveiligheid bevatten.

Is ISO 9001 een kwaliteitsmanagementsysteem?

Ja, ISO 9001 is de internationaal erkende standaard die de eisen voor een QMS beschrijft. Het is geen kant-en-klaar systeem, maar een raamwerk waaraan het QMS van een organisatie moet voldoen om gecertificeerd te worden. Organisaties die aan de norm voldoen, laten zien dat zij hun processen op een gestructureerde manier beheren en continu verbeteren.

Welke soorten kwaliteitssystemen zijn er?

Er zijn diverse soorten kwaliteitssystemen, waaronder de ISO 9001-norm, maar ook methodologieën zoals Lean Manufacturing en Six Sigma. Daarnaast zijn er sectorspecifieke normen, zoals BRC en IFS Food voor de voedingsindustrie. De keuze voor een specifiek systeem hangt af van de sector en de doelen van een organisatie, en vaak worden verschillende systemen gecombineerd.

Wat doet een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een QMS optimaliseert processen, verhoogt de efficiëntie en waarborgt de kwaliteit van producten of diensten. Het is een strategisch instrument dat de bedrijfsvoering verbetert door een gestructureerde aanpak van management en het verhogen van de klanttevredenheid. Door risico's proactief aan te pakken, bouwt een QMS aan een betere reputatie en een duurzaam concurrentievoordeel.

Is een KMS verplicht?

Een KMS is in principe niet wettelijk verplicht, maar in de praktijk vaak wel een contractuele of sectorspecifieke vereiste. Veel bedrijven kiezen er vrijwillig voor om een KMS te implementeren vanwege de vele voordelen. In de voedingsindustrie is een gecertificeerd QMS volgens standaarden zoals BRC of IFS vaak een de facto verplichting om te kunnen leveren aan supermarkten en grote retailers.

Wat zijn de eisen van ISO 9001?

De ISO 9001-norm stelt eisen aan de context van de organisatie, het leiderschap, de planning, de ondersteuning en de uitvoering van het QMS. Cruciale eisen zijn het meten van de prestaties, het uitvoeren van audits en het continu verbeteren van de processen. De norm legt een sterke nadruk op de klant, de context van de organisatie en het proactief omgaan met risico's en kansen.

Wat is QMS-software?

QMS-software is een digitale oplossing die organisaties helpt bij het automatiseren en beheren van hun kwaliteitsmanagementsysteem. Het is een tool die processen zoals documentbeheer, audits en het beheer van non-conformiteiten stroomlijnt. Dit verhoogt de efficiëntie, vermindert menselijke fouten en biedt real-time inzicht in de kwaliteitsprestaties van de organisatie.

Wat zijn de 7 stappen van een QMS?

De 7 stappen van een QMS zijn gebaseerd op de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) en vormen de bouwstenen voor een succesvolle implementatie. Deze stappen zijn: context van de organisatie, leiderschap, planning, ondersteuning, uitvoering, prestatie-evaluatie en verbetering. Ze vormen een dynamische cyclus die ervoor zorgt dat het QMS een levend systeem is dat zich continu aanpast en verbetert.

Wat is het beste QMS?

Het beste QMS bestaat niet, de optimale keuze is afhankelijk van de specifieke behoeften, de sector en de strategische doelen van een organisatie. Voor de meeste organisaties is de ISO 9001-norm de beste basis, die vaak wordt aangevuld met sectorspecifieke standaarden of methodologieën. De beste aanpak is een QMS dat op maat is gemaakt, geïntegreerd in de bedrijfscultuur en actief wordt gebruikt door alle medewerkers.

Is Agile een QMS-systeem?

Agile is geen QMS-systeem, maar een projectmanagementmethodologie die zich richt op snelle levering en flexibiliteit. Hoewel Agile principes deelt met een QMS, zoals klanttevredenheid en continue verbetering, verschilt de aanpak aanzienlijk. In de praktijk combineren veel organisaties de flexibiliteit van Agile met de gestructureerde aanpak van een ISO 9001-gebaseerd QMS.

Wat zijn de 4 pijlers van een QMS?

De 4 pijlers van een QMS zijn de fundamentele elementen die een robuuste en effectieve implementatie garanderen. Deze pijlers zijn: klantfocus, leiderschap, procesbenadering en verbetering. Deze principes vormen het raamwerk van de ISO 9001-norm en zijn essentieel voor het succes van elk QMS.